Papír kontra digitális
A digitális és home office munkavégzés hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók többsége, közel 70%-a naponta minimum egyszer, de 17%-uk is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat. A kitöltők több mint 12%-ánál azonban már tisztán digitális formában, 11,5%-nál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés éppen emiatt kitért a fenntarthatóság kérdésére is. Ez alapján a válaszadók közel 90%-a tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.
Az elveszett dokumentáció frusztrációja
A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okozzák az igazi fejtörést. A megkérdezettek 41%-a a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget, és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként. A második legnagyobb bosszúságot pedig az okozza számukra, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el főként akkor, ha ezeket digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell. A nem felhasználóbarát rendszerben való rögzítésről pedig már nem is beszélve. A felmérésben résztvevők közel ötöde pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.
Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkció
Nem meglepetés, hogy a Canon Hungária felmérésében a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartotta fontosnak. Közel negyedük a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek helyezte előtérbe. Abban az esetben pedig, ha egy új dokumentumkezelő rendszert vezetnek be, a legfontosabb szempontok a következők voltak: könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer, az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel, valamint a költséghatékonyság.
A pandémia időszaka ugyan sok vállalat rendszerét megreformálásra késztette, ám a járvány lecsengésével nem biztos, hogy ezek az újdonságok meg is maradnak. Mi bízunk abban, hogy a jövőben a pazarlást felváltja a hatékony, és digitális munkavégzés. Ezzel ugyanis nem csupán a dolgozókat, de a természetet és saját környezetünket is megvédhetjük.
További technológiával kapcsolatos cikkeinket itt éred el:
- Bill Gates szerint a jövőben a robotok is adózni fognak
- Ingyenes informatikai tanfolyam indul kizárólag nőknek. Ne maradj le róla!
- Ilyet még nem láttál! Papírhamuból épül a spanyol autópálya
